Muzeum Sztuki w Łodzi ogłasza nabór na stanowisko: pracownik ds. administracyjnych

Informacje ogólne

Nazwa firmy/ instytucji: Muzeum Sztuki w Łodzi
Miasto wykonywania pracy: Łódź
Miejsce pracy: Muzeum Sztuki w Łodzi / Dział Administracyjno-Gospodarczy
Forma zatrudnienia: umowa o pracę

Wynagrodzenie zasadnicze brutto: 4200-4600 PLN (kwota wynagrodzenia zasadniczego ustalana; indywidualnie po przeanalizowaniu osiągnięć zawodowych kandydata/kandydatki;

wynagrodzenie miesięczne brutto będzie ponadto zawierać dodatki płacowe przewidziane przepisami wewnętrznymi instytucji;

Termin składania aplikacji: do odwołania

Planowany termin zatrudnienia w instytucji niezwłocznie

Wymagania obowiązkowe:

1.      Wykształcenie wyższe prawnicze lub administracyjne

2.      Znajomość ustawy o zamówieniach publicznych

3.      Umiejętność sprawnego pisania i redagowania tekstów w języku polskim i angielskim

4.      Umiejętność stosowania i interpretowania aktów normatywnych oraz obowiązujących przepisów regulujących procedury postępowania przy realizacji zadań na zajmowanym stanowisku

5.      Obsługa komputera (MS Office, Internet)

6.      Wysokie umiejętności prezentacyjne i negocjacyjne

7.      Łatwość w nawiązywaniu kontaktów

8.      Bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność

9.      Wysoki poziom kultury osobistej

10.  Umiejętność pracy w zespole

11.  Etyka zawodowa i profesjonalizm w podejmowanych działaniach

Oferujemy:

1.      Forma zatrudnienia: pełen etat, umowa o pracę na okres próbny, w perspektywie umowa na czas określony lub nieokreślony;

2.      Możliwość pracy w ramach elastycznych godzin pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy (system czasu równoważnego);

Obowiązki:

1)      Przygotowywanie umów cywilno-prawnych dla osób fizycznych i prawnych zlecanych przez działy merytoryczne i administracyjne MS, w szczególności: sporządzanie treści umów w porozumieniu z radcą prawnym oraz inicjatorami zawarcia danej umowy, zbieranie koniecznych podpisów na umowach, kompletowanie załączników do umów oraz realizacja innych procedur związanych z przygotowaniem umów, monitoring umów, prowadzenie rejestrów umów;

2)      Przygotowywanie harmonogramów oraz harmonogramów zmian pracy dla pracowników działu AG w uzgodnieniu z przełożonym, zbieranie i przekazywanie wniosków urlopowych, czuwanie nad prawidłowością list obecności pracowników działu oraz prawidłowością i zgodnością kart kierowców;

3)      Prowadzenia gospodarki kluczami, referentkami i systemem dostępu w ms i ms2. w tym:

-  Stała kontrola tablic z kluczami (podstawowymi i zapasowymi)  - co najmniej raz w miesiącu lecz nie później niż do 15 danego miesiąca,

-  Nadzór nad  referentkami - do 15 danego miesiąca sprawdzenie zgodności stanu referentek na stanie Działu AG oraz wylegitymowanie pracowników którym powierzono referentki,

-  Zastąpienia kluczy utraconych, uszkodzonych lub zniszczonych – ustalenie przyczyny,

-  Informowanie o wszelkich zdarzeniach dotyczących kluczy, referentek, kart dostępu niezwłocznie Kierownika AG,

-  Prowadzenie listy uprawnionych pracowników do pobrań kluczy– na bieżąco.

-  Prowadzenie rejestru referentek.

1.     Sporządzanie  zleconych sprawozdań;

2.     Prowadzenie gospodarki materiałowej oraz sporządzanie comiesięcznych zużyć magazynowych;

3.     Przyjmowanie zgłoszeń dot. usterek, awarii i czuwanie nad ich usuwaniem;

4.     Prowadzenie spraw związanych z zakupami oraz z naprawą sprzętu biurowego i technicznego;

5.     Dokonywanie rozpoznania rynku i zbieranie ofert, zaopatrzenie muzeum w niezbędne środki, maszyny i urządzenia;

6.     Prowadzenie ksiąg inwentarzowych  środków trwałych i przedmiotów nietrwałych wraz z oznakowaniem ich;

7.     Prowadzenie gospodarki mieniem zależnym;

8.     Prowadzenie gospodarki odpadami;

9.     Prowadzenie gospodarki telefonami komórkowymi;

10. Prowadzenie kartotek odzieży i ochron osobistych pracowników;

11. Obsługa postępowań przy zamówieniach publicznych w szczególności grupowanie zamówień w rejestrze wniosków i faktur, czuwanie nad nieprzekroczeniem progów.

12. Opisywanie faktur pod względem zamówień publicznych;

13. Zastępowanie pracowników działu podczas ich nieobecności;

14. Ścisłe przestrzeganie zapisów systemu zarządzania procesowego oraz przepisów z zakresu kontroli zarządczej;

Sposób aplikacji:

1. Wymagane dokumenty:

a)         list motywacyjny (kandydat/kandydatka jest zobowiązany do sporządzenia dokumentu w języku polskim);

b)        życiorys / portfolio (kandydat/kandydatka jest zobowiązany do sporządzenia dokumentu w języku polskim);

3. Aplikacje prosimy przesyłać na: kadry@msl.org.pl

Procedura naboru:

1. Procedura naboru odbywa się w dwóch etapach:

 

I Etap - polega na sprawdzeniu i ocenie wymagań formalnych (obowiązkowych) oraz dodatkowych na podstawie nadesłanych aplikacji. Na rozmowę kwalifikacyjną zostaną zaproszeni tylko wybrani kandydaci w ramach I etapu rekrutacji.

II Etap - ocena merytoryczna nadesłanych aplikacji oraz rozmowy kwalifikacyjna z wybranymi kandydatami.

1. Aplikacje, które wpłyną po upływie wskazanego terminu lub niekompletne, nie będą rozpatrywane i zostaną zniszczone.
2. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo odwołania lub przedłużenia procedury naboru w każdym terminie.
3. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
4. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo  nie informowania o wynikach naboru po odwołaniu lub zakończeniu procedury naboru.
5. Organizator procesu rekrutacji zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnego z kandydatów.
6. Osoby, których oferty zostaną pozytywnie rozpatrzone, będą powiadomione o terminie rozmowy rekrutacyjnej.
7. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie, nie będą o tym informowane, a oferty zostaną zniszczone po zakończeniu procedury rekrutacji.
8. Aplikacje złożone w innej formie niż elektroniczna nie będą uwzględniane i zostaną zniszczone.

Klauzula informacyjna dla kandydatów do pracy w Muzeum Sztuki w Łodzi

1. Administrator

Administratorem Państwa danych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Muzeum Sztuki w Łodzi z siedzibą w Łodzi, ul. Wieckowskiego 36, 90-734 Łódź, jako pracodawca, za którego czynności  z zakresu prawa pracy dokonuje Dyrektor Muzeum.

1. Inspektor ochrony danych

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych mogą się Państwo kontaktować z wyznaczonym przez Dyrektora Muzeum inspektorem ochrony danych osobowych pod adresem:

-  Muzeum Sztuki w Łodzi z siedzibą w Łodzi, ul. Wieckowskiego 36, 90-734 Łódź

-  e-mail:  iodo@msl.org.pl

1. Cel i podstawy przetwarzania

Państwa dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa pracy będą przetwarzane w celu przeprowadzenia obecnego postępowania rekrutacyjnego.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie tych danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie. 

1. Odbiorcy danych osobowych

Państwa dane osobowe mogą być przekazane wyłącznie podmiotom, które uprawnione są do ich otrzymania przepisami prawa. Ponadto mogą być one ujawnione podmiotom, z którymi Muzeum Sztuki w Łodzi zawarło umowę na świadczenie usług serwisowych dla systemów informatycznych wykorzystywanych przy ich przetwarzaniu.

1. Okres przechowywania danych

Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. Po zakończonym procesie rekrutacji, Państwa dane osobowe zostaną zniszczone.

1. Prawa osób, których dane dotyczą

Mają Państwo prawo do:

• dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
• sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
• usunięcia danych osobowych;
• wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).
1. Informacja o wymogu podania danych

Podanie przez Państwa danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie przez Państwa innych danych jest dobrowolne.

1. Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych w ramach procesu rekrutacji

Art. 22¹  ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

Art. 22¹ § 1 pkt. 4 – 6 Kp w zw z. z art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO). W przypadku danych określonych w art. 22¹ § 1 pkt. 1 – 3 Kp podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

Art. 6 ust. 1 lit a RODO, a w przypadku danych osobowych szczególnych kategorii art. 9 ust.2 lit. a RODO;

Art. 6 ust. 1 lit a RODO.